档案管理收集整理流程

　　档案管理收集整理流程，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案管理整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动机关档案管理管理规定提出了档案管理整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
　　按照上述原则，档案管理整理的基本流程包括：确定档案管理整理单位、揭示档案管理之间的内在联系、确定档案管理先后次序、为档案管理提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。
　　一、组卷
　　档案管理整理的第一步，就是要确定档案管理的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。
　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案管理，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案管理件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。
　　组卷（以科技档案管理为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案管理卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。
　　二、分类
　　分类指的是档案管理归类，即将完成组件（卷）的档案管理按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案管理内在联系，使档案管理形成一套有机体系。
　　文书档案管理一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。
　　照片、录音、录像、实物档案管理分类方法与文书档案管理类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案管理按照问题或事由分类，实物档案管理按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案管理数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。
　　三、排列
　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案管理先后次序的过程。
　　以件为单位整理的文书档案管理在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；
　　以卷为单位整理的科技档案管理，科研类、建设项目类档案管理可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案管理可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案管理在最低一级类目内按照时间排列即可。
　　四、编号
　　档案管理编号是对分类排列后的档案管理编制档号。档号是在档案管理整理过程中赋予的一组数字、字符的集合，能够反映档案管理的基本属性，指示档案管理在全宗中的位置。
　　以件为单位整理档案管理，按照年度—机构（问题）—保管期限进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案管理门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。